Что такое аутсорсинг и как его используют в бизнесе

Аутсорсинг – это модное слово или полезный ресурс? Какими особенностями обладает это явление? Кто может предоставлять подобные услуги? Ответы ищите здесь.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг – это простыми словами передача определённых функций и бизнес-процессов компании специализированному внешнему подрядчику. В переводе с английского этот термин означает «привлечение извне» – «outer-source-using». По сути, речь идёт об услугах, которые оказывают фирме-заказчику сторонние организации по условиям договора. Отсюда возникает вопрос: «А кто такой аутсорсер?». Это компании или отдельные сотрудники, занимающиеся предоставлением профильных услуг – уборкой офисов, доставкой, грузоперевозкой, ремонтом.

Зачем нужен аутсорс – основные причины для применения

Существует множество причин, по которым современные компании всё чаще предпочитают использовать outsource. Приведём лишь основные:

1. Экономия на непрофильных расходах.
2. Повышение эффективности бизнеса.
3. Отсутствие средств на содержание и оплату труда полноценного штата специалистов, услуги которых не используются на постоянной основе (например, сезонных работников, ремонтной бригады).
4. Наличие в составе фирмы большого количества непрофильных подразделений, которые обслуживаются, но не приносят прибыли. Такая ситуация вредит общей отчётности.
5. Необходимость в сокращении штата и расходов на заплату. Помощью привлеченных компаний пользуются тогда, когда бухгалтерии нужно прийти к запланированным показателям по средней оплате труда персонала. Чтобы добиться результата, используют перевод на аутсорсинг низкооплачиваемых сфер (транспорт, столовая, клининг).
6. Отсутствие в штате специалистов соответствующего уровня или компетенции;
7. Разгрузка персонала.

Еще одной причиной для обращения к аутсорсеру является низкая конкурентная способность компании. Отсюда возникают проблемы с набором сотрудников на постоянную работу.

Аутсорсинг – ТОП-10 видов 2023 года

Сторонним организациям можно передать практически любой бизнес-процесс. Речь идет об утилизации отходов, контроле качества, административной поддержке, обслуживании оборудования, управлении поставщиками, а также маркировке, инвентаризации, упаковке, погрузке и перевозке продукции. Однако есть 10 сфер, в которых эти услуги встречают чаще всего. Рассмотрим каждую из них.

Бухгалтерский сервис

Из всех сфер деятельности, передаваемых на удаленное управление, бухгалтерские услуги являются самыми популярными. Причина такой востребованности довольно простая. Во-первых, не у каждой молодой фирмы есть возможность содержать помещение и закупить оборудование, необходимое для деятельности бухгалтерского отдела. При этом объём работы настолько велик, что справиться с ним без профессиональной помощи уже невозможно. Единственный вариант – заключить договор с аутсорсинговой компанией, оказывающей бухгалтерские услуги. Они работают в собственном офисе, используют свои ресурсы, а информацию передают курьером либо через интернет.

Клининговая служба

Еще один вариант, имеющий большой спрос. Служба клининга может выполнять уборку на территории заказчика ежедневно или ежемесячно. Работники приезжают на место вместе с необходимым оборудованием, убирают, моют, чистят, выносят за собой мусор.

Важно! Главные преимущества такого решения – вам не придется набирать новых сотрудников, составлять графики работы, закупать инвентарь, выделять подсобные помещения для его хранения.

IT-outsourcing

IT-аутсорсинг – что такое? Это передача другой компании функций, связанных с поддержкой сайтов, обслуживанием серверного технического оборудования, разработкой приложений, установкой программного обеспечения. Сфера IT-технологий развивается с большой скоростью, а задействованным в ней специалистам приходится постоянно учиться, повышать квалификацию. Для любой, даже самой крупной компании это большие затраты, избежать которых можно при помощи приглашенного сотрудника.

Юриспруденция

Проблемы, которыми занимается юридический отдел, возникают довольно редко. Если рекомендации высококлассных специалистов нужны лишь периодически, нет смысла тратить ресурсы на зарплату для юриста. Кроме того сотрудник аутсорсинговой компании занимается составлением простых заявлений/договоров, сопровождает сделки фирмы, предоставляет различные консультации.

Аутсорсинг продаж

Хороший менеджер по продажам ныне на вес золота. А чтобы получить качественный результат, вам понадобится целый штат таких специалистов. В условиях небольшой фирмы это будет невозможно, поэтому решить проблему здесь поможет outsourcing. У этого решения есть несколько важных плюсов – огромный опыт работы, наличие базы клиентов, постоянное обучение сотрудников. Воспользоваться подобными услугами могут оптовые базы, интернет-магазины, производители товаров.

Кадровая сфера

Кадровые организации, занимающиеся аутсорсингом, сэкономят время и деньги на поиск новых работников. Такие компании располагают объёмной базой данной специалистов в разных сферах, а также постоянно изучают предложение и спрос. После подписания договора они предоставляют заказчику нужного специалиста, начисляют заработную плату, больничные/ отпускные пособия, страховые/налоговые отчисления. Услуги кадрового аутсорсинга востребованы среди строительных предприятий, крупных торговых сетей.

Логистика

Многие логистические компании также занимаются аутсорсингом. Они ищут персонал, обучают его, покупают и обслуживают технику, организовывают перевозки от «принятия заявки» до «выгрузки груза». На данный момент логистические фирмы сумели достичь максимальной эффективности, ведь в мире ежегодно появляется большое количество специализированного транспорта для грузоперевозок. Купить его маленьким фирмам вряд ли будет по карману, поэтому лучше обратиться к аутсорсерам.

Колл-центры

Колл-центры отвечают за внешние коммуникации с покупателями, предоставляют профессиональные консультации, способствуют повышению объема продаж. Кроме явной экономии и качественной организации рабочих процессов вы получаете в свое распоряжение передовые технологии с готовой базой данных.

Рекламные услуги

Большинству предприятий невыгодно нанимать в штат менеджера по рекламе, ведь рекламные кампании проводятся не каждый день. Для проведения эффективной пиар-акции достаточно подписать договор с хорошим рекламным агентством.

Организация питания

Аутсорсинг, касающийся сферы питания, пользуется большим спросом у строительных, медицинских, образовательных учреждений. Это действительно удобно – заказчик получает готовое питание в том количестве, которое прописано в соглашении.

Что не является аутсорсингом?

Аутсорсинг часто путают с такими понятиями, как дропшиппинг и фриланс. Это не одно и то же. Так, аутсорс – это форма оказания услуг, предполагающая обязательное заключение договора и высокий уровень ответственности с обеих сторон.

Фрилансом называют метод трудоустройства, строящийся на личной договоренности. Уровень ответственности здесь намного ниже и в большинстве случаев зависит от личностных и профессиональных качеств самого исполнителя. Такой человек не оформлен официально, у него нет правовых обязательств. Подобным образом работают копирайтеры, программисты, дизайнеры.

Дропшиппинг представляет собой систему посредничества. Это значит, что дропшиппер занимается перепродажей товаров с определённой надбавкой. Так работают практически все интернет-магазины.

Преимущества аутсорса

Outsource – надежный помощник в любых сферах бизнеса.

К его основным плюсам можно смело отнести:

Недостатки аутсорса

Есть у такого явления, как аутсорс и несколько недостатков:

Еще один минус – простои. Они возникают в связи с тем, что внешнего специалиста всегда необходимо ждать (это неудобно при форс-мажорах, чрезвычайных ситуациях).

Кто может заниматься аутсорсом?

Аутсорсинговые услуги другим организациям могут оказывать следующие категории исполнителей:

• Независимые специалисты – программисты, бухгалтеры и юристы, имеющие статус индивидуальных предпринимателей. Обычно ИП замещают отдельные штатные единицы. Главное, чтобы такие отношения не имели трудового статуса;
• Аутсорсинговые фирмы разных форм собственности. В российском законодательстве нет ограничений, касающихся предоставления своего персонала для нужд сторонних компаний. Единственное условие – объектом договора в этом случае выступают не работники, а выполняемые ими функции.

Как проводится оплата

Аутсорсинговые услуги оплачиваются тремя разными способами.

Способ 1. За выполненный объём

В этом случае заказчик устанавливает объём задач, который нужно выполнить, и назначает оплату. Пример аутсорсинга IT-сферы. Вам нужно заказать разработку корпоративного сайта. Вы находите исполнителя и заполняете бриф. На основе полученной информации аутсорсер выполняет поставленную задачу и в конце получает деньги.

Способ 2. Почасовая оплата

Используется при найме стороннего сотрудника для выполнения небольших функций. Например, вам нужен человек, который будет заниматься обслуживанием сервера для вашего сайта. Если вписать его в штат, то большую часть рабочего дня такой специалист будет сидеть без дела. Намного выгоднее воспользоваться услугами аутсорсера, получающего зарплату в зависимости от потраченных часов. Это же правило распространяется на промоутеров, грузчиков, официантов, работников торговых залов и множество других профессий.

Способ 3. Оплата за реально отработанное время

Определить точное время, требуемое для выполнения поставленной задачи, удаётся не всегда. Тот же IT-специалист может назвать только примерные сроки, необходимые для внедрения на веб-ресурс нового функционала. Причина очень проста – во время верстки могут возникнуть дополнительные проблемы, связанные с кодом сайта. В этом случае аутсорсер устанавливает цену за 1 час. Что касается конечной стоимости, она зависит от того, сколько времени человек потратил на свою работу.

Приведем другой пример. При аутсорсинге юридического сопровождения для представления интересов заказчика в суде конечная сума рассчитывается с учётом двух факторов – периода на подготовку юриста к заседанию и фактического времени его пребывания в судебном зале.

Как перейти на аутсорсинг (пошагово)

Переход на outsourcing проводится в несколько этапов. Рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Чтобы понять, какой вид деятельности можно перевести на удалённое функционирование, нужно ответить на пару вопросов:

• Сколько времени и денежных средств я трачу на эту деятельность сейчас?
• Какую выгоду я получу после делегирования данной задачи аутсорсеру?

Во многом результат зависит от точности ваших ответов.

Этап 2. Выбор надежного партнёра

При выборе организации, занимающейся аутсорсингом, необходимо изучить все предложения на рынке, составить подробный список требований к персоналу и уточнить условия сотрудничества. Также обратите внимание на репутацию и опыт фирмы, отзывы о её работе, наличие страховки и лицензии.

Этап 3. Подписание договора

Перед заключением договора с поставщиком персонала обсудите условия оплаты труда и сроки выполнения работы. Чтобы избежать проблем, покажите документ опытному юристу – особенно если вы сотрудничаете с этой компанией впервые. Договор аутсорсинга заключается на срок от одного года и больше.

Этап 4. Организация системы контроля

Передача тех или иных функций сторонней компании не снимает с вас ответственности за их выполнение. Например, если ваша сторона пригласила на переговоры синхронного переводчика, знающего английский язык, а он не справился с задачей, то оправдываться перед партнерами будете именно вы, а не фирма по аутсорсингу.

Важно! Чтобы избежать подобных неприятностей, пропишите в договоре все условия работы и наказание в случае их невыполнения. Также помните о необходимости четко выполнять возложенные на вас обязательства.

Как не допустить ошибки при переходе – практические советы

Заранее предусмотреть все возможные проблемы, возникающие в процессе сотрудничества с аутсорсинговой компанией, практически невозможно. Но вы всегда можете избежать самых типичных ошибок:

1. Отсутствие контроля соблюдения оговоренных сроков и прочих договоренностей. Это касается всего – от настройки оборудования до составления отчётов.
2. Быстрый переход на outsourcing. Все должно быть постепенно, поэтому не спешите увольнять собственный штат.
3. Отказ от просчёта расходов и рисков. Решив передать часть обязанностей и полномочий сторонним специалистам, обязательно взвесьте все минусы и плюсы этого решения.