Формирование БДДС и отличия от БДР

При ведении бизнеса необходимо правильно рассчитывать бюджет. С целью профессионального управления финансами компании используют БДР и БДДС. Они помогают вести учет прибыли и убытков, управлять движением денег, предоставляют сведения о работе предприятия.

Что такое БДР и БДДС – расшифровка

Расшифровка БДР звучит как “бюджет доходов и расходов”. Благодаря ему можно оценить уровень развития предприятия, спрогнозировать увеличение или уменьшение дохода.

Для чего нужно рассчитывать

Главе предприятий необходимо рассчитывать бюджет для того, чтобы:

• узнать рентабельность бизнеса;
• иметь финансовые данные предприятия;
• спрогнозировать будущие доходы и расходы;
• оценить вложения для получения прибыли и т.д.

Для таких целей используют бюджетирование – планирование финансов и нематериальных потоков на основе данных БДДС и БДР.

В чем отличия

Системы отличаются своими целями. БДР составляют для того, чтобы проанализировать эффективность работы компании и составить бизнес-прогноз управления финансами и затратами.

Отличие БДДС в том, что он необходим для учета следующих данных:

• оценивания потребности в заемных средствах;
• устранения кассовых разрывов;
• выполнения налоговых обязательств;
• оптимизации закупок.

Финансовые планы составляют разными способами. БДР складывается в момент трат и прибыли, а БДДС – после списания или зачисления денег на счет или через кассу.

Составление бюджета доходов и расходов

БДР формируется из всех затрат и прибыли за установленное время: 1 год или 3 месяца. Он составляется заранее как план, которого планирует достичь предприятие в будущем.

Рассчитывают бюджет по таким этапам, как:

1. Понимание бизнеса. Владелец предприятия должен знать суть работы, привлечь специалистов, которые осуществят стратегические планы, увеличат шанс на рентабельность.
2. Ведение документооборота. Важно правильно документировать процесс расчета годового бюджета, чтобы избежать финансовых простоев.
3. Оценка расходов и доходов. После составления БДР необходимо следить за ним по практическим результатам. Они предоставляют информацию о работе бизнеса и о том, достигнет ли он поставленных целей.
4. Подсчет себестоимость продаж. Вычисляется путем вычета из общего дохода и стоимости.
5. Вычисление валовой прибыли. Получается после вычета себестоимости.
6. Извлечение чистой прибыли. Из валовой прибыли вычитают все затраты, связанные с производством.
7. Анализ денежного потока. Это возможность выплатить деньги раньше, чем что-либо будет сделано взамен.

Необходимо учитывать любые отклонения от рассчитанного плана, чтобы избежать критических моментов и достичь результата.

Откуда брать данные

Для формирования БДР необходимы данные, которые помогут правильно рассчитать бюджетный план:

1. Прогноз продаж. Составляется на основе статистических данных за предыдущие периоды. На будущий период делают прогноз с учетом ситуации на рынке, уровня цен у предприятия и конкурентов, сезонности и т.д.
2. Бюджет производства. Должен быть направлен на то, чтобы объем производимой продукции перекрывал объем готовой и формировал запасы.
3. Анализ запасов. Это сведения о объемах товаров, которые находятся на складах.
4. Коммерческие расходы. Обуславливаются реализацией готовой продукции и носят переменный характер.
5. Административные затраты. Направлены на содержание административного аппарата компании.
6. Снабжение. Формируется из данных о запасах, продажах и производстве.
7. Трата основного материала. Фиксируется исходя из информации о сырье и комплектующих.
8. Заработная плата. Сотрудники, занимающиеся производством, получают оплату.
9. Косвенные расходы на производство. Их предприятие несет для обеспечения должной работы.
10. Себестоимость. Определяет фактическую стоимость единицы товара.

Из сведений вышеперечисленных бюджетов формируется БДР. Статистические данные получают из отчетных документов подразделений, занимающихся производством товаров.

Расчет доходов

На этом этапе бюджетирования учитывают все поступления в активы предприятия.

К ним относят:

• выручку от продаж;
• прибыль от услуг или аренды;
• прочие доходы, получаемые не от реализации основного продукта.

Могут учитываться и другие источники прибыли, все зависит от специфики предприятия.

Также при формировании доходной части считаются с результатами прошлогоднего БДР.

Расчет расходов

В затратную часть предприятия входят следующие сведения:

• затраты на производство;
• коммерческие и административные траты;
• налоговые отчисления;
• заработная плата и др.

Детали расходной части формируются из целей и возможностей предприятия.

Вычисление чистой прибыли

Для ее расчета нужно из планируемых доходов вычесть полученные расходы. Так получается положительная разница, что и является прибылью.

Если при расчетах разница оказалась отрицательной, то это уже убыток. Тогда компании необходимы изменения в рабочих процессах.

Планирование будущей прибыли

Деятельность компании ориентирована на поддержание оборотных средств и их приумножение. Капитал, вложенный в предприятие, необходимо быстрее вернуть, поэтому на решение этой задачи и направлено планирование будущей прибыли.

Основная цель – извлечение максимальной выгоды при минимизированных затратах без снижения качества, с помощью рационального распределения труда.

Также решаются главные задачи предприятия:

• стимулирование работников и выплата зарплаты;
• накопление денег на улучшение качества производства и его расширение;
• обязательные выплаты инвесторам, собственникам и т.д.;
• повышение конкурентоспособности.

Спланировать убыток невозможно, т.к. конечная отметка плановой прибыли – 0.

Составление отчета

После анализа всех бюджетов полученные сведения заносят в принятую в компании форму отчета бюджетных расходов и доходов. Ее схема зависит от рода деятельности и размера компании.

Для получения грамотного отчета можно обратиться к профессионалам или компании-аутсорсеру.

Расчет бюджета движения денежных средств

В БДДС учитывают плановые платежи и рассчитывают чистый денежный поток. Он показывает профицит или дефицит денежных средств. Основная цель БДДС – руководство платежеспособностью фирмы.

На ее основе формируются следующие задачи, которые решает бюджетный план:

• аргументирование привлечения и расчета суммы дополнительных финансов;
• обоснование бессмысленности текущих расчетов и их изменения;
• формирование основы для анализа финансовых потоков и причин несостыковок реальности и прогноза.

В основе БДДС лежат данные о будущих расходах и доходах. Их берут из БДР и сведений о платежах.

Определение остатков

Определение финансовых остатков – это первый этап составления бюджета. Для этого берут фактическую денежную сумму в кассе или на расчетном счете, которая образовалась в последний день перед формированием бюджетного периода.

Но бюджетные планы составляют заранее, и узнать фактический остаток нельзя. Поэтому можно взять значение из БДДС прошлого года, если оно соответствует действительности.

Вычисление доходной части

При вычислении этой части изучают значения о выручке и прочей прибыли из БДР и переводят их в денежные потоки через графики или коэффициенты инкассации.

Разбивают прибыль на 3 части:

• текущую;
• инвестиционную;
• финансовую.

Денежный поток рассчитывается путем сложения дохода текущего времени, авансов за будущие операции (возвращение займов, НДС и т.п.) и притоков финансов от продаж за прошлые периоды.

Составление расходов

Расходы разделяют на 3 части, как и доходы. Определяют сумму капитальных затрат на приобретение активов, убирают амортизацию и разносят плановые выплаты по периодам. После таких расчетов получают сведения о расходах предприятия.

Расчет прибыли

Прибыль вычисляется на основе вычета между плановыми притоками и оттоками. При суммировании этих значений с начальным остатком получается денежная сумма на конец бюджетного периода.

Начинать расчеты следует с текущих операций, потом переходить к инвестициям и завершать финансовыми, т.к. дефицит финансов ликвидируется после привлечения сторонних денежных средств (кредитов или займов). Чтобы их определить, нужно вычислить все то, что даст инвестиционная и операционная деятельность.

Корректировка данных и утверждение

Этот этап позволяет выявить изменения во всех аспектах составления БДДС, кроме расчета убытков и чистого денежного потока.

Во время корректировки данных можно вычесть изменения активов и добавить их в пассивы. Из-за преобразований инвестиционных активов и вложений, запасов, заемных поступлений и собственного капитала получается чистый финансовый результат. Если имеются задолженности по кредитам, то остатки по их расчетам относят к текущим операциям.

К кому обратиться за помощью в составлении БДР и БДДС

Составлением бюджетов занимается финансовый отдел предприятия. Но в постановке бюджетирования могут помочь и консалтинговые компании, у которых есть консультанты, понимающие все сложности и нюансы финансовой аналитики.

Какие программы использовать для вычислений

Простой вариант составления бюджета и его планирования можно сделать в Excel, но эта программа подходит для небольших компаний. При расширении производства “Эксель” не будет справляться с увеличившимся объемом информации.

Наиболее качественными программами для вычисления БДР и БДДС являются:

1. “1С: Управление холдингом”.
2. “1С: Управление нашей фирмой”.
3. “WA: Финансист”.
4. “1С: ERP 2”.

Они способны комплексно наладить автоматическое составление бюджетов.

Как автоматизировать процесс

Автоматическое налаживание процессов бюджетирования позволяет решить следующие проблемы:

1. Отсутствие гибкой бюджетной системы. Автоматизация снижает издержки на корректировку бюджета при наличии внешних и внутренних преобразований в компании.
2. Непрозрачность контроля бюджетов и их составления. Автоматическая система обеспечивает сквозной контроль над бюджетными процессами в компании.
3. Высокую сложность бюджетирования. Специальные программы автоматизации просты в использовании и доступны специалистам.

Поэтому для эффективности и контроля составления бюджетов применяют автоматизированные программы.

Примеры составления БДР и БДДС

Самыми распространенными и дешевыми вариантами составления бюджетного плана являются:

1. работа в Excel;
2. создание бюджета в программах на платформе 1C.

Работа в “Эксель” трудоемкая, занимает много времени и не подходит для больших предприятий. Программы 1С автоматизированы и упрощают процесс бюджетирования.

В 1С: ERP 2

Программа применяет многовариативные схемы с внедрением сведений о планах продаж, закупок и производства.

Модель бюджета состоит из комплекса форм и отчетов для анализа и ввода данных и выявляет необходимые для этого показатели.

К ним относят:

• статьи бюджетов, по которым рассчитываются обороты;
• фактические данные;
• нефинансовые сведения и нормативы;
• другие вычисления.

Эта информация может вводиться вручную или рассчитываться на основе данных в программе. В системе моделируются финансовые состояния компании и привлечение дополнительного дохода.

В 1C: ERP 2 есть специальный монитор бюджетного процесса, который показывает отклонения от сроков и поставленных задач.

В “1С: Управление холдингом”

Это набор инструментов для бюджетирования, управления, автоматизации и бизнес-анализа предприятия.

Программа способна:

• снизить налоговые риски и обеспечить планирование с помощью руководства корпоративными налогами;
• вести бухгалтерский учет;
• повысить контроль над инвестиционными проектами;
• снизить сроки и повысить качество отчетов МСФО и т.д.

Также программа минимизирует финансовые риски и управляет оборотным капиталом, повышает точность расчета бюджетирования.

В “WA: Финансист”

Это одна из программ на платформе 1С, которая обладает следующими преимуществами:

• составляет стандартные и произвольные анализы бюджетов;
• поддерживает мультивалютность;
• загружает уже готовые бюджеты из “Эксель”;
• утверждает и согласует данные;
• автоматически заполняет сведения;
• планирует начисление платежей согласно договорам и т.д.

С помощью настраиваемого документа “Бюджет” вводятся плановые показатели, а благодаря инструменту корректировки вносятся изменения в отчет.

Советы при бюджетировании

Чтобы понимать алгоритм составления бюджета, необходимо знать все о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и владеть экономическими знаниями.

Не стоит пренебрегать подготовительным этапом: разработайте модель бюджета, сформируйте нормативную документацию, определите бюджетные данные, назначьте людей, которые будут руководить процессами, и т.д.

Для автоматизации и упрощения расчетов стоит использовать специальное программное обеспечение. Оно сэкономит время, повысит точность данных, организует совместную работу и настроит статьи под любой бизнес.