Как научится правильно управлять своим временем – основы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это методы и техники управления временем. Они основываются на планировании и самоконтроле. Менеджмент подразумевает наиболее грамотное использование ресурсов для достижения лучших результатов. Методы применяют как на работе, так и в повседневности: на личном уровне они помогают все успевать и укрепить дисциплину.

Виды тайм-менеджмента

Существуют следующие виды тайм-менеджмента:

1. Персональный. Связан с личностным саморазвитием человека, используется для повышения эффективности и лучшего планирования времени. Обучение проходит самостоятельно и по собственному желанию. Дополнительно могут применяться советы специалистов, тренинги, упражнения и информация из интернет-ресурсов.
2. Профессиональный. Необходим для повышения эффективности выполнения задач в какой-либо роли, может быть связан не только с рабочими обязанностями. Чаще всего для освоения техник требуется помощь консультанта.
3. Социальный. Например, корпоративный. Посвящен межличностным отношениям и взаимодействию в коллективе. В данном случае управление временем осуществляется совместно несколькими людьми. В первую очередь оптимизируют процессы взаимодействия.

Для чего необходим тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент необходим для правильной самоорганизации.

Он начинает правильно расставлять приоритеты. В результате снижается уровень нагрузки, удается справиться со стрессом, повышается продуктивность.

Преимущества и недостатки тайм-менеджмента

При освоении техники тайм-менеджмента человек приобретает несколько навыков. У каждого из них есть свои недостатки и преимущества.

В список ключевых прорабатываемых умений входят:

1. Постановка целей. Помогает создать список задач, которые нужно выполнить. В результате человеку становится проще распределять время. Он лучше контролирует себя и меньше прокрастинирует, т. к. знает, что и в какие сроки нужно сделать. Однако недостаточно дисциплинированные люди испытывают проблемы с формированием списка, не включают в него слишком сложные или неприятные для себя дела. Это может привести к еще большей неорганизованности.
2. Расстановка приоритетов. Человек получает возможность сосредоточиться на главном. У него появляется представление о последовательности выполнения задач, ему не нужно постоянно переключаться между целями. Главный недостаток в данном случае – отсутствие гибкости. Если приоритет какой-либо задачи меняется в процессе, нарушается весь распорядок.
3. Самоосознание. Для контроля времени важно правильно оценивать как свои возможности, так и ситуацию. Необходимо уметь анализировать свои эмоции, чтобы они не мешали процессу. Благодаря самоосознанию облегчается планирование, человек не тратит ресурсы впустую. К недостаткам навыка относят сложность освоения.
4. Фокусировка внимания. Концентрация на задачах позволяет тратить меньше времени на их выполнение. Однако данный навык хорошо подойдет только организованным людям. Если вам слишком сложно сосредотачиваться, сократите количество отвлекающих факторов, но не отказывайтесь от них полностью, иначе у вас резко вырастет уровень стресса. Другой недостаток навыка – зависимость от расстановки приоритетов. Если на первых этапах планирования была допущена ошибка, сосредоточенность на задачах будет препятствовать повторному анализу ситуации.
5. Самомотивация. Человек не способен долго выполнять задачи, подкрепляясь только сил ой воли. Ему требуется дополнительная мотивация. Награды должны быть разными по типу и масштабам. Желательно иметь возможность видеть результаты проделанной работы. Это тоже хорошо мотивирует. Однако важно правильно расставлять границы. Самомотивация не должна переходить в прокрастинацию или расточительность.
6. Планирование. Благодаря наличию расписания человеку становится проще ориентироваться в рабочих задачах. Удается достичь снижения уровня стресса благодаря нормированному отдыху. Недостатком навыка является отсутствие учета форс-мажорных ситуаций. Если все время строго расписано, неожиданно изменившиеся обстоятельства могут вызвать большие затруднения.
7. Делегирование. Распределение обязанностей оптимизирует большую часть видов деятельности. Продуктивность людей повышается, когда они делают то, что у них лучше получается. Однако при частом делегировании задач человек привыкает к малому спектру выполняемых обязанностей и становится узкопрофильным специалистом.

Основные принципы тайм-менеджмента

К основным принципам управления временем относят структурирование, планирование, оптимизацию и расстановку приоритетов. Важно подходить ко всем задачам с рациональной точки зрения. Необходимо уметь правильно мотивировать себя и контролировать уровень нагрузки.

Наличие мотивации

Мотивация помогает придерживаться плана. Она бывает позитивной или негативной. Первая подразумевает награду за выполнение каких-либо действий, вторая – наказание за ошибки. Необходимо самостоятельно определить, какой вариант подходит вам больше. Негативную мотивацию нужно использовать с осторожностью.

При несоблюдении накладываемых на себя ограничений вы перестанете воспринимать наказания всерьез, при излишней строгости к себе начнете испытывать стресс.

Оптимизация

Пересмотрите список дел, которые вы постоянно выполняете. Проверьте, сколько времени они у вас занимают. Подумайте, как можно ускорить процесс. Например, если вам нужно посетить несколько разных мест, составьте максимально короткий маршрут. К задачам, которые частично выполняются без вашего участия, но требуют ожидания, приступайте в первую очередь. Это позволит справиться с большим количеством дел за тот же промежуток времени.

Планирование дел

Правильное планирование – основа менеджмента. Если вы не будете ставить перед собой цели и обозначать сроки, ваш прогресс замедлится. План должен быть осуществимым и разумным. Не нужно пытаться внести в него как можно больше задач – это приведет к повышению уровня стресса из-за высокой нагрузки. Лучше оставить небольшой запас времени.

Если вы быстро справитесь с делами, то сможете потратить его на отдых. Запас позволит поддерживать стабильность даже при резком изменении обстоятельств.

Четкое структурирование

При планировании важно не только указать список дел, но и определить их темпы и сроки выполнения. Нужно разложить крупные задачи на небольшие, отслеживая прогресс. Это поможет определить этапы выполнения проектов и не сорвать дедлайн.

Расстановка приоритетов

Благодаря расстановке приоритетов удается не потерять главные задачи на фоне второстепенных. Даже при резком изменении планов вы понесете меньшие потери, т. к. сфокусируетесь на наиболее важных делах. Особенно полезно уметь расставлять приоритеты в условиях ограниченного времени. В процессе может оказаться, что от некоторых обязанностей можно частично или полностью отказаться без большого ущерба для себя. В результате освободятся ресурсы, которые удастся потратить на другое дело.

Рациональный подход

Для грамотного управления ресурсами важно анализировать ситуацию и задействовать логическое мышление. Следует минимизировать влияние эмоций. Под воздействием сильных чувств вы будете допускать много ошибок. Например, суммарно потратите больше денег, решив сэкономить на отдельных элементах.

Советы по организации времени

Для лучшего управления временем нужно научиться фокусироваться на главном. Второстепенные задачи всегда можно отложить без сильного ущерба для общего прогресса. Следует научиться отказывать другим людям, если они ставят вам неудобные условия или просят о чем-то, что доставляет вам дискомфорт. Нужно организовать отдых с учетом биоритмов. Сэкономить время помогает оптимизация рабочего места.

Для достижения лучших результатов избегайте крайностей, в т. ч. перфекционизма. Чтобы не срывать сроки, желательно оставлять небольшой запас.

Фокусировка на главном

Срыв главных задач наносит больше ущерба прогрессу, поэтому их нужно обязательно выполнять. Вы можете пренебречь второстепенными делами, однако не игнорируйте основные обязанности. Сфокусируйтесь на выполнении последних, а оставшиеся ресурсы распределяйте между другими задачами.

Умение отказывать

Научитесь говорить «нет», если что-то причиняет вам дискомфорт. Не соглашайтесь на невыгодные условия. Если кому-то нужно уступить, пусть это будут обе стороны. Ищите компромиссы. Будьте категоричны, но вежливы. Если вашей мягкостью часто пользуются, отказывайте уверенно, не оставляя собеседнику шансов. Вы можете взять время на размышления, чтобы человек поискал альтернативные варианты.

Никогда не оправдывайтесь. Этим вы поставите и себя, и собеседника в неудобное положение.

Отдых с учетом биоритмов

Некачественный отдых вызывает стресс. Если человек не успевает восстановиться после нагрузок, его работоспособность падает. В результате объем выполняемых задач сокращается, утрачивается мотивация, на все дела уходит больше времени. В лучшем случае приходится менять планы, в худшем – сил не хватает даже на первостепенные обязанности.

Специалисты утверждают, что лучше просыпаться в 5-6 часов утра, когда наиболее активно вырабатываются гормоны. Желательно успеть перед работой заняться физической активностью. Например, сделать зарядку. Это подготавливает организм к выполнению других задач. В 12-13 часов дня желательно организовать перерыв, если вы задействованы в умственной деятельности. Отдых можно продлить до 15.00. После этого времени наступает новый подъем активности.

После 21 часа важно психологически и физически расслабиться. Вы можете послушать спокойную музыку, поразмышлять или просто побыть наедине с собой. В 22 часа организм готовится ко сну. Необходимо исключить все интенсивные физические или умственные нагрузки, сильные впечатления, крепкий кофе или чай. Лучшее время для засыпания – 23 часа.

Организация рабочего места

Рабочее место – это отражение состояния дел человека. Завал из вещей и хаотично расклеенные стикеры с напоминаниями свидетельствуют о недостаточно хорошем планировании. С таким рабочим местом не знаешь, за что сначала взяться. Приходится тратить много времени на поиск вещей и отвлекаться. Стикеры невольно напоминают о невыполненных делах, повышая уровень стресса. Еще хуже, если за ними скрываются, например, важные бумаги, с которыми нужно было разобраться еще несколько дней назад. Визуальный объем работ и осознание срыва сроков давят на вас и отбивают желание хотя бы начать.

Если вы хотите избавиться от неорганизованности, начните с рабочего места. Уберите все лишние вещи. Разложите предметы так, чтобы вы могли легко найти их. Рассмотрите вариант блочно-модульной организации. Объединяйте вещи по группам.

Аккуратное рабочее место не только сэкономит время на поиски, но и повысит уровень мотивированности.

Ограничение своего перфекционизма

Перфекционисты доводят детали до совершенства, но упускают из вида общую картину. Они тратят слишком много ресурсов даже на второстепенные задачи. Нередко перфекционист остается недоволен полученным результатом, что повышает уровень стресса и мешает дальнейшей работе. Ситуация усугубляется, если такому человеку поручили руководство над другими. В погоне за совершенствованием он будет тратить слишком много ресурсов. Это снизит общую продуктивность.

Чтобы избавиться от перфекционизма, перестаньте бояться критики и неудач. Подумайте, что произойдет при самом худшем раскладе. Скорее всего, это не так страшно, как вы представляли себе. Избегайте позиции «все или ничего». Прислушивайтесь к замечаниям, но не придавайте чужому мнению слишком большого значения. Вы не должна зависеть от него.

Дедлайны с запасом времени

Не пытайтесь сдавать проекты в последние минуты. Работа в быстром темпе истощает. Даже если вы успеваете справиться с задачей, в дальнейшем ваша эффективность снижается. Это приводит к ухудшению продуктивности и срыву сроков уже по другим проектам. Научитесь распределять обязанности так, чтобы у вас оставался большой запас времени. Одновременно это поможет своевременно внести правки и расширить базу постоянных клиентов.

Основные техники тайм-менеджмента

Существуют простые техники тайм-менеджмента, которые сильно повышают эффективность и не требуют от вас глубокого погружения в теорию. Необязательно применять все методики одновременно. Выберите 2-3 варианта, которые вам нравятся. Главное – не заставляйте себя. Если какой-то способ не подходит вам, лучше отказаться от него. В противном случае вы лишь доведете себя до истощения.

«Правило трех»

Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», утверждает, что в день достаточно выполнять 3 самых важных дела. Он советует не распылять внимание и силы на второстепенные задачи и рекомендует сосредоточиться на главных обязанностях. Таким образом получится сохранить сосредоточенность.

Метод «90/30»

Метод заключается в чередовании циклов работы и отдыха. Вы уделяете 90 минут обязанностям, затем полчаса расслабляетесь любым удобным для вас способом. Главное условие – расставление приоритетов. Первый цикл следует посвятить обязательным делам, затем перейти к остальным.

«Поедание лягушек»

Под термином «лягушка» автор методики Брайан Трейси подразумевает самую сложную, но важную задачу, за которую вы не хотите браться. Он советует заниматься такими обязанностями с утра. После «поедания» такой «лягушки» вы сразу почувствуете себя легче и возьметесь за другие обязанности с большим энтузиазмом.

«Временные блоки»

Техника временных блоков помогает визуально распределять ресурсы. Вместо списка вам нужно взять ежедневник. В нем отмечайте, сколько времени будут занимать дела. Таким образом вам будет легче управлять своими ресурсами, т. к. вы будете видеть перед собой не несколько лаконичных строчек, а блоки.

GTD

Getting Things Done – система продуктивности, автором которой является Дэвид Аллен. Ее главные принципы – объединение всех идей и дел в одном месте, их сортировка и исполнение. Дэвид Аллен рекомендует выполнять небольшие задачи сразу, а трудоемкие – перепоручать другим людям или помещать в календарь. Периодически следует проводить ревизии и убирать уже выполненные или неактуальные дела в архив.

ZTD

Zen To Done – упрощенная альтернативная система. Автор (Лео Бабаута) предлагает создавать лаконичные списки дел. Легкие задачи следует выполнять в течение дня, сложные – на протяжении недели. Желательно поддерживать стабильный распорядок и заниматься только тем, что вам интересно.

«Канбан»

«Канбан» – японский метод продуктивности, позволяющий отслеживать прогресс и планировать время. Техника подразумевает установку доски для стикеров на видном месте. На ней рисуют 3 столбца. В первом отмечают уже завершенные дела, во втором – задачи, которыми вы занимаетесь сейчас, в третьем – то, что предстоит сделать в ближайшем будущем.

«Правило двух минут»

«Правило 2 минут» – часть системы GTD, но при желании его можно использовать отдельно. Аллен рекомендует сразу браться за те задачи, выполнение которых занимает менее 120 секунд. Таким образом вы не забудете о них и разгрузите свой мозг, т. к. вам не придется держать большое количество информации в памяти.

Zero Inbox

Изначально система Zero Inbox применялась к электронным письмам. Однако этот метод подходит для любых документов и даже списков задач. Главный принцип Zero Inbox – сортировка. Разбирайте содержимое сразу по мере поступления. Часть обязанностей делегируйте, другие выполняйте или откладывайте. Не оставляйте у дел неопределенный статус.

Fresh or Fried

Стефани Ли утверждает, что после пробуждения мозг человека «свежий», а в течение дня – «поджаривается». По этой причине вы должны определить время пика собственной активности и постараться выполнить все важные и трудоемкие задачи до спада. В раздел Fried поместите приятные, несрочные и простые дела: ими вы будете заниматься по возможности. Система хорошо подходит людям, которые постоянно устают, но ничего не успевают даже при соблюдении рабочего графика.

«Автофокус»

Система «Автофокус» хорошо подойдет творческим людям. Она способна заменить GTD. Суть техники заключается в составлении списка дел. Они могут быть указаны в любом порядке. После уточнения списка выберите самые срочные позиции и выполните эти задачи. После их решения приступите к любому другому делу, которое вам нравится. Если вы что-то не закончили – перенесите пункт в конец списка.

«Матрица Эйзенхауэра»

Эйзенхауэр предлагает делить все задачи на 4 категории в зависимости от срочности и важности. Лучше делать это с помощью доски для стикеров. Тогда вы сможете визуально оценить, сколько у вас первостепенных дел, чему стоит уделить больше внимания и на что вы тратите основную часть времени.

«Хронометраж»

«Хронометраж» – методика Глеба Архангельского. Она помогает понять, куда уходят ваши ресурсы, учит внимательнее относиться к обязанностям и реже отвлекаться. Глеб предлагает взять тетрадь и расписать в ней все свои действия в течение дня. Необходимо размечать, сколько времени у вас заняли разные дела. Следует фиксировать не только рабочие задачи, но и сторонние действия. Например, просмотр видео, игры и т. д. Благодаря этому методу вы поймете, что вам мешает и от каких привычек нужно избавиться.

Где можно научиться тайм-менеджменту

Онлайн-курсы по менеджменту можно пройти на сайтах 4brain, Udemy, Skillbox, City Business School и т. д. Ресурсы предлагают сборники уроков, домашних заданий и упражнений. Кураторы помогают разобрать главные принципы менеджмента и приводят примеры из жизни. Они проверяют задания и отмечают ошибки, определяют ваши слабые стороны и подсказывают, в каком направлении вам нужно развиваться. Отдельно курсы проводят авторы собственных методик Евгений Попов, Анна Всехсвятская, Андрей Плетенев и Мария Царенок.