Как выполнять ABC- и XYZ-анализ совместно

ABC- и XYZ-анализ – это важный инструмент управления бизнес-процессами на предприятии. С его помощью можно сегментировать клиентскую базу, грамотно спланировать затраты, оптимизировать складские запасы.

Подробнее о видах анализа

ABC и XYZ позволяют классифицировать объекты по стоимости, количеству и частоте отгрузок (или заказов). При этом ABC-анализ позволяет узнать текущую ценность каждого клиента, а XYZ – определить регулярность и прогнозируемость закупок (продаж).

Что такое ABC

Анализ ABC – это метод управления ресурсами предприятия на основе классификации исследуемых объектов по степени важности для бизнеса. Его используют для определения эффективности товарных запасов и инвестиций, выявления экономического потенциала клиентов и поставщиков.

Метод ABC основан на принципе Парето, согласно которому 20% усилий обеспечивают 80% результата. Поэтому позиции класса A образуют 80% прибыли и требуют непрерывного наблюдения, т.к. в случае их утраты компания понесет большие убытки. К категории B относят объекты, формирующие следующие 10% результата и требующие средней степени контроля. Позиции класса С малоприбыльны и наименее весомы, поэтому за ними редко наблюдают.

Что такое XYZ

Анализ XYZ – это способ ранжирования товарно-материальных запасов на основе показателей спроса. Методика помогает определить, сколько товаров разместить на складе, чтобы они не залеживались и приносили предприятию прибыль.

Аналитик распределяет товарные позиции по категориям X, Y, Z в зависимости от уровня предсказуемости спроса и его колебания (отклонения действительных показателей от прогнозных значений). Товары класса X покупают постоянно, их оборот легко спрогнозировать. Позиции из категории Y имеют цикличный, но предсказуемый спрос. А рассчитать вероятность покупательской активности в отношении товаров группы Z нельзя из-за отсутствия тенденций или невозможности установить причину спроса.

Расширенные версии анализа

Метод ABC помогает не только распределить значения по степени важности, но и оценить частоту заказов (сколько месяцев в году сохраняется спрос на товары).

Например, дорогой товар попадает в категорию A при условии, что он пользуется спросом только в течение одного сезона. В этом случае бессмысленно делать регулярные закупки. Ранжирование по частотности заказов в рамках стандартного ABC-анализа позволит выявить этот нюанс, а в дальнейшем оптимизировать затраты.

Расширить возможности XYZ-метода можно за счет присоединения ABC-анализа.

Для чего необходим анализ ABC и XYZ

Методы ABC и XYZ используются при управлении запасами, позволяя менеджерам сосредоточиться на более прибыльных товарных позициях.

В совокупности эти виды анализа помогают оценить:

• состояние клиентской базы;
• важность категорий покупателей при стратегическом планировании;
• сильные и слабые стороны маркетингового плана.

Как выглядит совместное применение

Методы ABC и XYZ одинаково важны при планировании закупок и продаж, поэтому их часто объединяют в ABC-XYZ-анализ. На практике это приводит к формированию 9 классов товарных позиций: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Комбинирование помогает скорректировать показатели важности относительно прогнозируемого спроса.

Преимущества и недостатки использования

Интеграция ABC- и XYZ-методов имеет несколько преимуществ:

• расширяет спектр применения расчетных значений;
• повышает эффективность управления продажами;
• позволяет грамотно спланировать затраты без помощи профессионалов.

У комбинированного анализа также есть недостатки:

• нехватка данных для полноценного стратегического планирования;
• искажение информации.

Подход не следует использовать как руководство к действию: прекращению сотрудничества с клиентами или исключению товарных позиций из плана поставок. Необходимо дополнить его другими данными перед принятием стратегически важных решений.

ABC-анализ в Excel с формулами

ABC-анализ легко реализуется с помощью программы «Эксель», в которой есть все базовые инструменты для проведения необходимых расчетов.

Сортировка выручки

На первом этапе нужно определить цель анализа: выделить объект исследования и его параметр для сортировки. Например, аналитик всегда изучает объем продаж в денежном выражении.

Чтобы ранжировать клиентов по величине выручки в порядке убывания, нужно повторить такой алгоритм: меню «Данные» → «Сортировка» → «По убыванию» или меню «Данные» → «Сортировка» → «По возрастанию».

Доля каждой позиции

Чтобы рассчитать, какое количество выручки принес каждый клиент, в свободную ячейку напротив его фамилии вводят формулу:

=(Выручка от клиента)/(Итоговая сумма выручки)*100%.

Чтобы рассчитать накопительную долю для каждого клиента за несколько периодов, в свободную ячейку напротив его фамилии вводят выражение:

=(доля клиента за период 1)+(доля клиента за период 2)+ … +(доля клиента за текущий период).

В таблице Excel можно многократно дублировать введенное математическое выражение. С этой целью выделяют диапазон ячеек столбца, в которые следует ввести формулу. При этом заполненная ячейка должна находиться сверху. Затем нажимают комбинацию клавиш CTRL+D.

Выделенному столбцу предварительно присваивают процентный формат ячеек.

Определение группы

Расчетные значения накопительных долей разделяют на 3 класса важности, используя правило Парето:

1. Класс A – клиенты, доля которых в объеме выручки занимает менее 80%.
2. Класс B – покупатели с накопительной долей от 80 до 95%.
3. Класс C – покупатели с накопительной долей более 95%.

Этот метод может сильно исказить результаты ABC-анализа, т.к. на практике распределение вклада большей и меньшей частей показателей разнится.

Поэтому при ранжировании часто используют:

1. Подбор. При его реализации границы групп определяют с помощью диаграммы Парето, построенной на основе рассчитанных долевых показателей.
2. Метод расчета. Есть несколько вариантов его реализации, но наиболее часто используют анализ касательных, проведенных через вершины изгибов кривой Парето. Такой подход позволяет точно определить границы группы на основании динамики суммы и количества показателей.

Выполнение через ABC Analysis Tool

Методы группировки показателей требуют проведения сложных и громоздких расчетов. Специальный плагин Fincontrollex® ABC Analysis Tool позволяет автоматизировать этот процесс и посредством нескольких кликов провести профессиональный ABC-анализ в программе Microsoft Excel.

XYZ-анализ в Excel

Метод позволяет выяснить, как был сформирован доход: за счет стабильного спроса или однократной продажи элитной позиции.

Выгрузка данных

При проведении ABC-исследования аналитик выгружает из учетных систем данные в денежном и количественном выражении. При изучении ассортимента извлекается информация о движении товара на складе, при анализе клиентов – о продажах.

При XYZ-анализе в выгрузку нужно включить дополнительные элементы:

• значения, распределенные по месяцам/кварталам;
• значения в натуральных единицах.

Расчет коэффициентов вариации

Изменчивость спроса на товарные запасы может быть выражена как коэффициент вариации – отношение стандартного отклонения к среднеарифметическому значению. Этот показатель измеряется в процентах и демонстрирует однородность временного ряда.

В Excel нет стандартной формулы, посредством которой можно автоматически рассчитывать коэффициент, однако можно ввести команду вручную:

=СТАНДОТКЛОН(заданный диапазон данных)/СРЗНАЧ(заданный диапазон данных).

Ячейке с формулой нужно присвоить процентный формат.

Коэффициент вариации используют при составлении прогноза на основе данных выборки. С его помощью можно выявить основные ряды значений и отсеять несущественные факторы. Если показатель равен 0%, то ряд считают однородным. Коэффициент выше 33% является признаком сильного отклонения значений от среднего показателя по выборке.

Соединение с ABC

Анализ XYZ часто используют в качестве дополнения к стандартному ABC-методу. Коэффициент вариации можно добавить в общую таблицу данных о клиентах и выручке, а позже ранжировать позиции относительно прогнозных показателей потребительского спроса.

Ограничения XYZ-анализа

Количество продаж и выручка зависят от множества факторов: сезонности спроса, колебаний стоимости у конкурентов, маркетинговых методов и пр. Поэтому XYZ-анализ не всегда может предоставить достоверные данные. Чтобы получить приемлемый результат, необходимо продолжительное наблюдение.

Выполнение анализа в «1С»

Перед проведением АВС-анализа в «1С» программу нужно настроить.

Например, в рабочей среде «1С:Управление торговлей 11» необходимо совершить следующие действия:

1. Перейти во вкладку «CRM и маркетинг».
2. В разделе «Сервис» выбрать подраздел «Классификация клиентов».
3. Указать «Полные возможности» в качестве варианта отображения.
4. В разделе «Настройки» выбрать параметры и периоды отображения классификации.
5. Так же провести настройку подраздела «Классификация номенклатуры» раздела «Сервис».

После каждого внесенного изменения нужно очищать данные классификаций, основанные на ранее введенных параметрах. Это можно сделать нажатием кнопки «Очистить ABC-классификацию за все периоды».

Настройки для XYZ-анализа выполняются аналогично.

ABC-анализ

Чтобы провести ABC-анализ привлекательности потребителей компании, необходимо перейти в раздел «Классификация клиентов» и кликнуть по кнопке «Выполнить АВС-классификацию за все периоды».

На экране появится таблица, в которой совокупность всех объектов разделена на 3 группы по степени важности. Ценность элементов можно определять исходя из абсолютных значений различных показателей: прибыли, величины общего дохода и пр. При этом аналитик может самостоятельно указать критерии формирования классификации во вкладке «Параметры» окна отчета.

Проанализировать ассортимент продукции можно в разделе «Классификация номенклатуры», перейдя по гиперссылке «Выполнить АВС-классификацию за все периоды».

В отчете будут представлены все наименования товаров, для каждого из которых указаны абсолютные значения стоимости, величины выручки, количества запасов на складе и пр.

При установлении формата ячеек можно воспользоваться функцией ABS в Excel, которая возвращает абсолютное значение числа.

XYZ-анализ

XYZ-подход реализуется аналогично ABC-анализу. Однако в итоговых отчетах вместо абсолютных значений указываются их отклонения от средних величин.

Примеры использования анализов

Аналитический метод ABC-XYZ можно использовать в разных областях деятельности компании: в логистике, закупках, продажах. Однако он будет результативным, если для товаров определены и соблюдаются стандарты: присваивается наименование и артикул, действует система оценивания и отслеживания запасов. Все эти данные должны поступать в единую информационную базу.

В закупках

Интегрированный анализ помогает определить правильное покрытие запасов.

Примером использования ABC-XYZ-метода служит таблица, в которой сгруппированы данные о количестве выручки за период и даны прогнозные значения спроса. Если товар класса B приносит небольшой регулярный доход, то менеджер совершает закупку. Напротив, при высоковолатильном спросе на продукт категории A придется увеличить запасы для страхования риска скачка покупательской активности.

В продажах

При планировании продаж сначала подсчитывают количество реализованных товаров и выручку по каждой позиции. На основе этих данных можно понять, как менялся спрос в течение года и какой ассортимент сформировать в текущем сезоне. При этом менеджеры компании разрабатывают маркетинговые мероприятия для поощрения потребительского спроса со стороны приоритетных категорий клиентов.

В чем ABC и XYZ не помогут

Интегративный метод ABC-XYZ помогает определить общую прибыль и спрос, но не позволяет установить причины их волатильности. Чтобы учесть все факторы влияния и оптимизировать потоки товаров на складе, нужно использовать дополнительные аналитические инструменты.

Кроме того, классический ABC-XYZ бесполезен, если в ассортименте присутствует много новых товаров или поставки осуществляются с перебоями.