Стоимость кадрового аутсорсинга и особенности перехода

Кадровый аутсорсинг — это удобная услуга, позволяющая оптимизировать бизнес-процессы и переложить непрофильные задачи на специалистов. Многим компаниям сложно передать дела сторонним организациям, но делегирование стимулирует рост. В условиях динамичного рынка только это может помочь бизнесу удержаться на плаву.

Что такое кадровый аутсорсинг

Аутсорсинг кадрового делопроизводства (КДП) — передача функций по управлению персоналом сторонней команде.

Практический пример кадрового аутсорсинга

Несколько примеров ситуаций, когда выгодно использовать аутсорсинг HR:

1. ИП не хочет превышать лимит работников, чтобы платить налог по упрощенной системе. При большом количестве сотрудников стоит отдать часть процессов на аутсорс, а в штат нанимать только ключевых специалистов.
2. В компании быстрая сменяемость кадров. Подрядчик поможет не только оперативно решать вопросы подбора новых работников, но и грамотно оценивать персонал, формировать корпоративную культуру.
3. Иностранная компания нанимает граждан РФ или, наоборот, российский работодатель заключает трудовые договоры преимущественно с иностранцами. Аутсорсинг освобождает от необходимости вникать в законодательство.

Преимущества и недостатки

Аутсорсинг может быть полезен руководителям малых и развивающихся предприятий. Задачи HR-менеджеров в таком случае возлагаются на помощника руководителя, бухгалтера.

Но у такого распределения обязанностей есть несколько недостатков:

• недостаточное хорошее ведение дел, т.к. ими занимается не профильный специалист;
• необходимость повышать зарплату работнику, который взял на себя дополнительные функции;
• недобросовестное отношение к нагрузке, т.к. сотрудник в первую очередь выполняет свои прямые обязанности.

В таких случаях лучше заключить договор с компанией-аутсорсером.

У подобного подхода есть немало преимуществ:

1. Снижение затрат на содержание штата, налоговой нагрузки. Услуги часто предоставляются в удаленном формате, поэтому не нужно обустраивать рабочее место. Оплата больничных, отпуска и профессионального обучения сотрудника — тоже задача аутсорсинговой компании. Также необходимо учитывать фактор экономии времени и ресурсов, т.к. предприниматель будет пользоваться уже готовыми решениями, а не создавать их с нуля.
2. Возможность сохранить нужный юридический статус. Например, можно числиться как малое предприятие, но иметь больше сотрудников.
3. Отсутствие человеческого фактора. Компания-аутсорсер может заменить HR-менеджера в случае болезни работника, отпуска или декрета. Услуга будет оказываться без задержек и форс-мажоров.
4. Оплата по факту, а не фиксированная зарплата. В договоре прописываются объем работ, цели и результаты. Если требования к услуге изменятся, нужно будет заключать новый договор.

Риски кадрового аутсорсинга и пути их решения:

1. Опасность разглашения конфиденциальной информации. Чтобы предотвратить это, необходимо выбирать надежную фирму с хорошей репутацией, четко указывать в договоре ответственность за использование полученных данных во вред клиенту.
2. Отсутствие оперативности и гибкости в некоторых организационных вопросах. Частично проблема решается выбором аутсорсинговой компании, разделяющей видение предпринимателем бизнес-процессов, и тесным взаимодействием с арендованным HR-менеджером.
3. Отсутствие экономической выгоды в некоторых случаях. Необходимо провести финансовый анализ, чтобы определить, какие процессы можно отдать на аутсорс без потери качества и с выгодой для финансового положения компании.

Стоимость

Стоимость аутсорсинга зависит от сложности процессов и объемов работ.

Полный пакет услуг включает:

• организацию работы службы кадров или постановку учета «с нуля»;
• разработку стратегии по оптимизации бизнес-процессов;
• организацию оборота бумаг, разработку нормативных правовых актов;
• настройку ПО, необходимого для функционирования HR-службы.

Примерная стоимость для компаний разной численности составит:

• 2-3 работника — 2,5-5 тыс. руб.;
• 3-10 — 8-10 тыс. руб.;
• 11-25 — 15-20 тыс. руб.;
• 26-50 — 25-35 тыс. руб.

Можно заказать разовые услуги:

• экспертизу внутренних актов — 2500 руб./документ;
• формирование приказов о приеме на работу, увольнении, перемещениях — 500 руб./документ;
• уведомление ФМС о приеме на работу или увольнении иностранного сотрудника — 2000 руб.;
• внесение записей в трудовые книжки — 2500 руб.

Для точного расчета бюджета стоит обратиться к аутсорсеру.

Целесообразность аренды сотрудников

Первое, к чему стремится предприниматель в тяжелой или плохо предсказуемой ситуации на рынке, — сократить издержки. Это можно сделать с помощью кадрового администрирования сторонней компанией. Но не всегда аутсорсинг — хорошее решение. Нужно как можно точнее просчитать, что выгоднее: содержать кадровую службу или нанять работника «со стороны».

Правовое регулирование кадрового аутсорсинга

Согласно ТК РФ (ст. 56.1), запрещен только заемный труд, т.е. отсутствие официального оформления сотрудников. Аутсорсинг — законная форма работы.

Предприниматель заключает с исполнителем гражданско-правовой договор, например, на:

• сопровождение процессов кадрового администрирования;
• ведение бухгалтерии и подготовку налоговой отчетности;
• управление недвижимостью и объектами;
• решение юридических вопросов.

Аутсорсинговая компания продолжает оставаться работодателем для арендованного сотрудника:

• платит зарплату;
• перечисляет взносы в Пенсионный фонд и другие инстанции;
• выступает налоговым агентом и др.

Признаки контроля и управления «не работодателем» отсутствуют, поэтому нет оснований подозревать запрещенный заемный труд.

Интересно, что государство дает прямое разрешение на аутсорсинг бухгалтерии. Согласно п. 2 ст. 6 Закона РФ «О бухгалтерском учете», руководитель предприятия вправе поручить ведение учета бухгалтерии или отдельному специалисту, работающему в частном порядке.

Какие задачи можно отдать на аутсорсинг

Перечень задач, которые можно передать сторонней компании, зависит от потребностей бизнеса.

Список самых распространенных:

• наем и увольнение работников;
• развитие персонала;
• составление договоров и инструкций;
• разработка правил внутреннего распорядка;
• расчет КПД работников, определение условий для премирования.

Прием и увольнение персонала

HR-менеджеры на всех этапах найма новых сотрудников обращают внимание на такие детали, которые работодатель с небольшим опытом в поиске кадров может даже не заметить.

С увольнением или перемещениями с одной должности на другую все еще сложнее — для грамотного ведения документации требуется знание законодательства. Поэтому лучше обратиться к профессионалам, которые помогут правильно оформить приказы, предотвратить возможные конфликтные ситуации и проблемы с контролирующими инстанциями.

Разработка трудовых договоров и должностных инструкций

Если предприниматель будет регулярно отслеживать нововведения в законодательстве, у него не останется времени на решение ключевых для бизнеса вопросов. Не у каждого руководителя есть на это ресурсы. Аутсорсеры же всегда знают о нововведениях. Разработка типовых договоров, инструкций — скучная работа, которую легко можно перепоручить сторонней компании.

Заполнение ТК

Книжки должны оставаться у работодателя, перепоручить их заполнение аутсорсеру по закону нельзя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Форма ТК ничего не меняет. За их ведение, хранение, учет и выдачу отвечает работодатель.

Но если арендованный сотрудник работает «на территории» компании, то можно передать ему эти задачи.

Составление расписания и графика отпусков

Расписание составлять необязательно, поэтому в маленьких фирмах документ часто отсутствует. Если это выяснится при проверке, штрафа не будет. Но расписание упрощает бизнес-процессы, когда дело касается найма новых работников, учета документации, начисления заработных плат. Еще работодатели часто не по правилам составляют график отпусков. Если выяснится, что документ еще и не утвержден, придется заплатить штраф.

Каких сотрудников допустимо брать в аренду

Можно арендовать не только HR-менеджеров, но и других специалистов, которых по каким-либо причинам невыгодно держать в штате.

Основные виды аутсорсинга:

1. IT. Для создания ПО и сети предприятия или поддержания техники в рабочем состоянии необязательно нанимать специалиста на полный день.
2. Бухгалтерский. Небольшие компании, не нуждающиеся в разветвленной бухгалтерии, передают на «удаленку» расчет зарплат, оптимизацию налогообложения и ведение учета.
3. Юридический. Услуги юриста нужны не чаще нескольких раз в году, поэтому нет смысла держать специалиста в штате на постоянной основе.
4. Производственный. Крупные предприятия авиа- и космической отрасли, производители автомобилей отдают на аутсорс более 65% процессов, включая разработку ПО, выпуск запчастей для сборки конечного продукта.
5. Логистический. Сторонняя организация может взять на себя ответственное хранение, перевозку, упаковку, маркировку грузов.

Как происходит аренда персонала

Механизм перевода части бизнес-задач на аутсорс давно отточен участниками рынка: предпринимателю нужно определить, необходима ли сторонняя помощь, выбрать подрядчика, сформулировать условия сотрудничества и проконтролировать результаты.

Оценка состояния компании

Перед поиском компании для аутсорсинга и заключением договора необходимо обозначить для себя все преимущества и недостатки предстоящего сотрудничества. Можно составить подробный отчет или таблицу — это удобная форма сравнения. Обязательно нужно посчитать, в какую сумму обойдется содержание штатного сотрудника и сколько придется платить сторонним специалистам. Такой подход позволит определить, является ли переход на аутсорс целесообразным.

Выбор компании для аутсорсинга

В кадровом делопроизводстве важны опыт специалиста (в т.ч. в решении нестандартных ситуаций) и хорошая репутация. Тем, кто ищет комплексное решение, стоит сразу отказаться от фриланс-бирж. Там встречаются профессионалы, но один человек не сможет обеспечить КДП целой компании без форс-мажоров и задержек.

Крупные аутсорс-агентства удовлетворяют всем требованиям безопасности, могут выполнить проект любой сложности.

Более мелкие компании активнее используют передовые технологии, обладают достаточной гибкостью, чтобы полностью соответствовать требованиям заказчика.

При выборе подрядчика нужно обратить внимание на следующее:

• репутацию на рынке (стоит сразу отсечь тех, кто срывает сроки или невежлив в работе);
• опыт (можно посмотреть портфолио, пообщаться с ключевыми сотрудниками или связаться с предыдущими клиентами аутсорсера);
• страхование профессиональной ответственности (гарантии и юридическую защиту клиентам может дать любая надежная компания);
• политику конфиденциальности (нужно подписывать соглашение о неразглашении).

Составление договора и определение условий сотрудничества

Прежде чем общаться с исполнителем, стоит написать четкое ТЗ с объемом работы. Необходимо определиться, какие задачи лучше передать на аутсорс, а с какими компания может справиться самостоятельно. Нужно поставить цели, выяснить, какие решения будут наилучшими для достижения планируемых результатов.

Не стоит подписывать типовой договор. Необходимо донести до сотрудников компании-аутсорсера однозначное понимание ситуации. Нужно вместе формулировать условия сотрудничества, задавать уточняющие вопросы и обсуждать встречные. Если подрядчики предложат незнакомые предпринимателю приемы и решения, стоит к ним прислушаться.

Организация контроля деятельности аутсорсера

Одному из постоянных сотрудников нужно поручить предоставление отчетности. Следует анализировать работу арендованных специалистов на основе обратной связи от штатных работников, оценивать соответствие деятельности подрядчиков запланированным результатам. Обсуждение промежуточных итогов должно быть совместным, к нему стоит привлечь всех участников процесса. Возникающие проблемы тоже следует обсуждать с аутсорсерами.

Частые ошибки при переходе на кадровый аутсорсинг

При передаче некоторых задач на аутсорсинг предприниматели совершают однотипные ошибки:

1. Не договорились о сроках. Важно убедиться, что представитель компании и подрядчик понимают друг друга, особенно если раньше не приходилось сталкиваться с аутсорсингом.
2. Неправильно рассчитали выгоду. Качественные услуги не дадут прямой экономии (по цене это не дешево), но издержки в некоторой степени снизятся за счет того, что у подрядчика стандартизированы и оптимизированы все процессы.
3. Не наладили работу с аутсорсинговой компанией. В начале сотрудничества стоит потратить время на то, чтобы организовать необходимые процессы со своей стороны.

Причины проблем в работе аутсорсинговой компании заключаются либо в ненадлежащем исполнении арендованными сотрудниками своих обязанностей, либо в неправильном планировании.