Топ 20 лучших техник тайм-менеджмента в 2023 году

Спешка и стресс – это главные враги современного человека. Но существуют люди, которые полностью исключили их из своей жизни. И помог им в этом тайм-менеджмент. Ведь недаром его называют искусством “никуда не торопиться и везде успевать”. О лучших техниках тайм-менеджмента 2023 года и пойдёт речь в статье.

Тайм-менеджмент: что это такое простыми словами

Каждый человек мечтает о том, чтобы использовать отведенное ему время с максимальной эффективностью. Но чаще всего живет в режиме цейтнота и постоянно изыскивает ресурсы для того, чтобы успеть всё и везде. Поэтому техники управления временем остро востребованы в 21 веке.

Определение тайм-менеджмента имеет несколько вариаций. Но чаще всего используется следующий вариант: тайм-менеджмент – это умение организовывать время для решения поставленных задач с извлечением наибольшей эффективности из имеющихся ресурсов.

Тайм-менеджмент представляет собой научный подход к распределению времени. Благодаря ему, человек может работать меньше, чем обычно, а успевать при этом гораздо больше.

Важно! Идея грамотного распределения ресурсов далеко не нова. Впервые её озвучил римский философ Сенека, предложивший вести учёт времени и делить его на полезное, бесполезное и плохое.

Принципы эффективного управления временными ресурсами существовали в виде теории вплоть до последней четверти 20 века. И только в этот период стали востребованы в бизнес-среде, оформившись в полноценное направление. Постепенно техники получили повсеместное распространение. Ими пользуются не только на работе, но и:

• в личной жизни;
• в период организации важного события, в том числе семейного;
• для выполнения текущих задач.

Поэтому можно сказать, что тайм-менеджмент полезен всем людям, которые ежедневно решают комплекс разноплановых задач в разных сегментах.

Он позволяет выделить из общего потока важные дела и выполнять их в соответствии с установленными сроками, исключив опоздания, стресс и другие проблемы.

Основы тайм-менеджмента: 7 принципов управления временем

Любая техника базируется на ряде базовых принципов. Их соблюдением требует определённого уровня самоконтроля. Но уже через 1-2 месяца правильное и эффективное планирование времени перейдёт в разряд привычки и перестанет требовать волевых усилий.

Планируйте свои действия

Основа грамотного распределения временного ресурса – планирование. Причем неважно, на день, неделю или месяц.

При составлении плана необходимо учитывать несколько нюансов:

• закладывать время на возможный форс-мажор;
• не держать пункты в уме, а писать на бумаге или печатать на компьютере;
• делить сложные и большие задания на несколько маленьких.

Важно! Учёными доказано, что продуктивность человека вырастает на 25-30% при наличии подробного плана действий. Это правило актуально для любого сегмента.

Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Конечная цель деятельности не должна быть обобщённой – путь к ней состоит из более мелких задач. Разбивка общего на частное делается на первичном этапе планирования. Промежуточные цели должны соответствовать следующим параметрам:

• конкретность – это повышает шансы на их достижение;
• измеримость – такой подход позволяет подобрать правильные варианты решения;
• достижимость – временной интервал, отведённый на это, может быть разным;
• актуальность – каждая промежуточная задача делает ближе конечную цель;
• ограниченность – временные рамки стимулируют на реализацию задания.

 Последовательное выполнение задач всегда даёт положительный результат.

Фиксируйте ваш план действий

Фиксацию этапов плана целесообразно делать наглядной в виде таблиц или диаграмм. Удобнее, если в ней будут отражены:

• сроки;
• продолжительность каждого этапа;
• последовательность работ.

Это позволит держать на контроле весь проект или ввести в него новых сотрудников, которые сумеют в кратчайшие сроки сориентироваться с текущими делами.

Расставьте приоритеты

Определение конечной цели и разделение её на небольшие задачи – важная работа. Но для 90% людей она не столь сложна, как сохранение намеченного курса в текущей рутине. И здесь поможет чёткое разделение ежедневных задач по категориями.

Делать это можно разными способами:

1. Буквенная маркировка. Пунктам ежедневного плана присваивается буквенное обозначение, где «А» – самые важные дела. Их нужно делать первыми с самого утра, остальные по мере убывания значимости.
2. Матрица Эйзенхауэра. Она состоит из четырёх категорий: важные и срочные задачи (делаются незамедлительно здесь и сейчас), важные и не срочные (дают самую высокую результативность), срочные и не важные (делегируются окружающим по мере возможности), не важные и не очень срочные (убираются из списка).

Последний вариант маркировки очень распространён. При правильном распределении временного ресурса человек будет всегда находиться во второй категории, что позволит ему успешно и планомерно продвигаться к своим целям.

Важно! Тайм-менеджеры утверждают, что 80% результата любой человек получает всего при 20% применённых усилий. Поэтому его главная задача – определить это ресурсное состояние и задействовать его.

Сосредоточьтесь на главном

От основной цели ежедневно отвлекают многочисленные дела, заботы и развлечения, которые в конечном итоге «съедают» до 80% свободного времени. А ведь его можно было бы потратить с пользой!

Поэтому нужно научиться двум важным вещам:

• делегировать – всё, что отвлекает и может быть перенаправлено для выполнения другими, должно быть делегировано;
• говорить «нет» – незапланированным перерывам, пустой болтовне, изучению соцсетей и просмотру телевизора.

Только такой подход сохраняет временные и энергетические ресурсы для выполнения важных дел.

Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Каждый человек движется к цели своим темпом. На скорость продвижения влияют личностные особенности, обстоятельства жизни, социальный статус и другие факторы. Поэтому важно периодически делать анализ пройденного пути по ряду пунктов:

• степень углубления в промежуточные задачи;
• периоды наибольшей результативности;
• ситуации, приведшие к потере ресурсов;
• соблюдение правил.

Полученная информация даст возможность оптимизировать действия и создать свои индивидуальные правила для успешного выполнения задач.

https://www.youtube.com/watch?v=SSWmGp0Fkh0

Планируйте отдых

В погоне за успехом и достижением поставленных целей категорически запрещено забывать об отдыхе. Обычно кажется, что исключение из своей жизни выходных, отпусков и общения с близкими носит временный характер и не принесёт большого вреда. Но это приводит к постепенному снижению психофизиологических возможностей. И человек уже не может эффективно трудиться.

Важно! Поэтому отдых считают самым важным пунктом общего плана. Переносить или игнорировать его чревато огромными проблемами со здоровьем.

10 мифов о тайм-менеджменте

Техники и инструменты тайм-менеджмента кажутся многим несерьёзными и пустыми. А всё потому, что вокруг них до сих пор ходит масса противоречивых слухов. И каждый вполне можно опровергнуть.

№1. Управление временем невозможно

Здесь скептики любят ссылаться на отсутствие инструментов для реального изменения течения времени. Да, так и есть. Но только тайм-менеджмент – это совсем не о фантастике. Он о грамотном управлении собой в контексте времени.

№2. Это не работает!

Любимый довод тех, кто попробовал что-то одно и не получил результата. Но если сделать анализ, то станет понятна причина неудачи. И в 97% случаев она заключается в:

• недостаточной мотивации;
• неправильном целеполагании;
• неумении отделять важное от второстепенного.

А значит нужно пробовать ещё раз.

№3. Придется больше и усерднее работать

Вовсе нет. Техники управления временем созданы как раз для того, чтобы за меньший временной интервал получить больший результат. А значит человек сумеет сэкономить ресурсы и энергию для близких или хобби.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Не стоит планировать каждое мгновение. Достаточно определить приоритеты и в нужный момент отсечь все отвлекающие факторы.

№5. Это нужно только тем, кто постоянно опаздывает

Фактические опоздания не имеют ничего общего с достижением поставленных целей. Поэтому тайм-менеджмент необходим каждому, кто ищет самые эффективные способы решения задач. А это – 95% населения планеты.

№6 Это изобретение Запада – для России оно не подходит

История тайм-менеджмента чётко обозначена на Западе. Но это вовсе не значит, что в России он не существовал. Просто никто из теоретиков не сумел довести техники до официальной фиксации.

№7. Нельзя стать успешным без управления временем

Неверно привязывать успех к каким-либо техникам. Но любой успешный человек понимает, что основа его достижений – правильное распоряжение временем и умение расставлять приоритеты.

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Практически экономить время невозможно. А вот научиться делать всё вовремя и так, чтобы оставался ресурс на семью, хобби и отдых, вполне реально. И с этой точки зрения тайм-менеджмент – оптимальный инструмент.

№9. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация – это психологическая особенность, которая подлежит коррекции. Если прокрастинатор обратится за помощью к психологу, то тот в 99% случаев предложит воспользоваться техниками управления временем.

№10. Существуют универсальные техники, которые подходят всем

Нет, это не так. Специалистами разработана масса методик, поэтому каждый может найти свою. Главное – не останавливаться и пробовать.

https://www.youtube.com/watch?v=Ltp0saWFzns

ТОП-25 лучших техник тайм-менеджмента

Все существующие методики можно разделить на три внушительные группы:

• расстановки приоритетов;
• планирования;
• организации работы и отдыха.

В каждую включено несколько эффективных инструментов, которые подробно рассмотрены ниже.

Тайм-менеджмент и расстановка приоритетов

В век информационных технологий человеку сложно сосредоточиться на чём-либо. Он постоянно сталкивается с внешними раздражителями, которые в разы снижают его производительность труда. Собранные в этом разделе техники помогают вычленить первостепенное и не отвлекаться на сторонние задачи.

https://www.youtube.com/watch?v=fJT-yX131AE

1. Техника “АБВГД”

Один из самых простых способов расставить приоритеты. Он заключается в присвоении каждой задаче одной из букв алфавита.

Важно! В идеале все дела должны укладываться в категории от «А» до «Д». Но если их иногда бывает больше – ничего страшного. А вот когда перечень ежедневных задач регулярно переходит за «Д», значит пора анализировать свой график и оптимизировать его.

Самые важные задания обозначаются буквой «А» – они выполняются в первую очередь. Остальным литеры присваиваются по убыванию значимости.

2. Правило “1-3-5”

https://www.youtube.com/watch?v=PKiuczAxr98

Эта техника идеально подходит людям, постоянно сталкивающимся с завалами на работе. Справиться с проблемой поможет правило, разрешающее в день выполнять только девять дел:

• 1 – большое и важное;
• 3 – средних по объему и значимости;
• 5 – мелких.

Техника подходит в качестве постоянной или временной, когда приходится работать в цейтноте.

3. Матрица Эйзенхауэра

Самая популярная техника, дающая возможность эффективно трудиться постоянно, а не время от времени. Она подразумевает присвоение всем делам, запланированным на день, своего статуса:

• важные и срочные – откладывать их нельзя, так как это чревато серьёзными проблемами
• важные и не срочные – дают возможность работать в ресурсе и занимают большую часть рабочего времени;
• срочные и не важные – спокойно перекладываются на плечи окружающих;
•  не важные и не очень срочные – рекомендовано вычёркивание их из плана.

Подобная матрица способствует успешному структурированию имеющихся задач.

https://www.youtube.com/watch?v=oaXA6pfA5ww

4. Правило трех

Простейшая методика заключается в выделении на день трёх важнейших задач. Пока они находятся в стадии выполнения другие задания исключаются сами собой. Такой подход позволяет не погрязнуть в рутине.

5. Закон Парето

Эффективное правило, которое гласит:

• 20% усилий дают 80% результата;
• оставшиеся 80% усилий приводят к 20% результативности.

Поэтому остаётся лишь сфокусировать все важные дела в самый продуктивный для себя период.

6. Автофокус

Все люди разные и то, что одним даётся просто, у других не получается даже после титанических усилий. Последнее применимо к творческим натурам, которые с трудом расставляют приоритеты.

Техника автофокуса им обязательно поможет. Её алгоритм прост:

• взять чистый лист бумаги;
• написать на него все дела в том порядке, в котором будут приходить в голову;
• просмотреть список и пометить наиболее приоритетные задачи;
• после их выполнения сделать дела, к которым лежит душа.

Если ежедневно использовать методику автофокуса, то эффективность работы повысится на 45% без психологического напряжения.

Важно! Не стоит ругать себя, если что-то не удалось выполнить. Такие задания переносятся на следующий день и затем без стресса доводятся до конца в порядке очереди.

Планирование в тайм-менеджменте

Некоторым личностям без проблем удаётся расставлять приоритеты, а вот составить грамотный план они не могут. Таким людям стоит делать акцент на техниках планирования. Методики, описанные ниже, доступны и понятны каждому.

7. Список всех дел

Техника долгосрочного планирования помогает не «утонуть» в повседневных делах и задачах. Она заключается в выписывании всех задач на лист бумаги. Затем постепенно из списка выбираются задания на день, неделю, месяц, полгода.

При появлении новых дел они также сначала вносятся в общий перечень и только после анализа важности переходят в нужный раздел плана.

8. Учет биологических ритмов

Внутренние биологические часы не зависят от того, как много и в каком ритме работает человек. До 98% людей практически ломают себя, подстраиваясь под существующий рабочий график. Но эффективность многих остаётся сомнительной.

Увеличить продуктивность можно, понаблюдав за своим самочувствием и выделив следующие периоды:

• пик работоспособности;
• спад активности;
• возникающая потребность в отдыхе и пище.

В дальнейшем выполнение заданий стоит соотносить с выявленными особенностями функционирования организма.

9. Ведите ежедневники

Не стоит держать задачи на день в голове. Наглядность в этом сегменте выступает в роли стимулятора. Поэтому важно вести ежедневник с записью плана на день или составлять таблицу в удобном формате в интернете.

10. Формула 10-3-2-1-0

Данная техника является по своей сути базой для формирования здоровых привычек, которые позволят продуктивно работать, сберегая при этом ресурсы организма. Согласно формуле, необходимо планировать свой день так, чтобы неукоснительно выполнялись следующие правила:

• 10 часов сна – обязательная норма вне зависимости от загруженности в течение дня;
• за 3 часа до сна организм нужно избавить от приёма пищи и алкоголя;
• за 2 часа до отхода ко сну отложить все рабочие дела;
• за час до сна убрать из комнаты все гаджеты (телефон, компьютер, планшет);
• 0 – количество раз, которые можно переносить утренний будильник на более позднее время.

Формула являет собой оптимальный баланс работы и отдыха.

11. Правильные инструменты

Нередко люди недооценивают технические новинки, а ведь они способны серьёзно упростить жизнь. Особенно если быть эффективным мешает прокрастинация. А значит стоит искать помощников в различных приложениях и программах.

На сегодняшний момент в сети достаточно много софта, который поможет грамотно планировать и действовать в рамках заложенного перечня.

12. Техника «Хронометраж»

Эта методика имеет характер аналитической. Но крайне необходима тем, кто ничего не успевает и осознаёт данный факт только к концу рабочего дня. Анализ занимает не менее 3-4 недель и делается следующим образом:

• каждый час записывать на листок всё сделанное в этот период;
• указывать не только дело, но и затраченное на него время;
• пропускать минизадачи на 3 минуты и менее.

Спустя месяц можно будет воссоздать реальную картину, отражающую распределение времени в течение дня. Это позволит выделить наиболее продуктивные периоды и подкорректировать рабочий процесс таким образом, чтобы временные потери стали минимальными.

13. Диаграмма Ганта

Методика актуальна для тех, кто:

• предпочитает визуализацию;
• хорошо воспринимает графики.

Составлять диаграмму можно в Excel:

• в одну шкалу вписываются задачи;
• во вторую время на их выполнение.

Техники организации работы и отдыха

У многих людей проседает сегмент чередования работы и отдыха. Такие личности сначала работают на износ, а потом никак не могут восстановиться, прокрастинируя. Или всё время отвлекаются от выполнения заданий, не позволяя себе даже пятиминутку на перезагрузку.

Описанные методики помогут им отладить чередование периодов напряжения и расслабления, что неизменно повышает производительность.

https://www.youtube.com/watch?v=3pWAzx7KtGI

14. Техника помидора

Удачный вариант, на базе которого разработана масса приложений. Техника заключается в установлении цикличности работы и отдыха:

• поставить будильник на четверть часа, за которые выполняется одна задача без отвлечения на посторонние раздражители;
• позволить себя отдых в течение пяти минут;
• затем следуют новые 25 минут плодотворной работы.

После четырёх циклов делается получасовой перерыв.

https://www.youtube.com/watch?v=pFM5usfP0-I

15. Метод салями

Один из самых распространённых способов, призванных снять физическую и психологическую нагрузку при выполнении сложной и объёмной задачи. Он предполагает разделить задание на небольшие части и «съедать», то есть выполнять его поэтапно.

16. Съесть лягушку

Никто не готов есть лягушек, ведь они противные и совсем не выглядят аппетитно. Также и со сложными задачами – их хочется отложить на потом и ещё немножко на потом. В итоге в течение дня создаётся внутреннее напряжение и неудовлетворённость, которые не позволяют продуктивно трудиться.

Техника предполагает выполнение неприятного дела самым первым с утра и только потом приступать к текущим более простым задачам.

17. Этапность дел и деление рабочего времени на блоки

Учёными доказано, что при переключении на новую задачу организму требуется около 15 минут на полное погружение. Поэтому рекомендуется выполнять дела поэтапно – сначала одно, потом другое. Рассредоточенность снижает эффективность на 37%.

Не менее важно грамотно скомплектовать разные задачи. Рабочий процесс состоит из заданий, которые возможно сгруппировать в блоки. Например:

• обзвон;
• разбор корреспонденции;
• выезд на объекты;
• составление отчётности.

Такой подход позволит не перепрыгивать с одного дела на другое, а выполнять всё блочно. Это повышает концентрацию и результативность.

18. Делегирование

Чем выше стоимость времени конкретного индивида, тем целесообразнее делегировать разные задания окружающим. Делать это нужно для того, чтобы освободить ресурс для важного и срочного.

19. «Найденное время»

Очень эффективная методика, позволяющая в то же время сделать гораздо больше, чем обычно. Она заключается в следующем:

• составить список из 20-25 дел, на которые обычно не остаётся времени;
• выполнять по несколько заданий из списка, как только появится «окно».

Перечень потребуется регулярно пополнять.

20. Хотя бы 10 минут

Методика используется, скорее для того, чтобы не забыть про личностный рост и находить ресурс на себя. Как утверждают специалисты, достаточно выделить на любимое, но постоянно откладываемое занятие, не более десяти минут в сутки – почитать интересную книгу, послушать вебинар, заняться изучением иностранного языка или выполнить комплекс упражнений.

21. Назначайте важные встречи утром

Выполнение важных заданий незамедлительно психологически разгружает день и даёт возможность выполнить гораздо больше, чем планировалось.

22. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

На производительность труда влияют многие факторы, поэтому иногда при всём желании эффективность остаётся на нуле. В такие периоды рекомендуется отложить сложные задачи и потихоньку делать маленькие, незначительные задания.

23. Научитесь говорить “нет”

Не стоит брать новые обязанности, не выполнив старые. Но многие забывают об этом, взваливая на себя непосильную работу. В таком случае вовремя сказанное «нет» избавит от стресса, страха не успеть вовремя и проблем.

24. Установите дедлайны для всего

Даже на самое незначительное дело должен быть отведён свой срок выполнения. Это важно, чтобы не окружать себя многочисленными невыполненными заданиями.

25. Погружение в работу

Если задач накопилось много и справиться с ними никак не удаётся, так как они требуют много времени, целесообразно выделить на них несколько дней целиком. В этот период запрещено отвлекаться на другие проблемы и цели.

Упражнения по тайм-менеджменту для студентов

Перейдя в разряд студентов, бывшие школьники сталкиваются с большим количеством свободного времени и самоподготовкой. И тут их поджидает огромная неожиданность – подготовиться к занятиям никак не удаётся из-за постоянного отвлечения на посторонние дела.

Эффективный тайм-менеджмент для учащихся и студентов состоит из трёх упражнений:

1. Исключение всех отвлекающих факторов. У каждого они свои, поэтому первоначально нужно определить, что отвлекает от учёбы больше всего. А затем выписать на листок бумаги с вариантами нейтрализации проблемы.
2. Грамотная организация рабочего пространства. Беспорядок вокруг приводит к беспорядку в голове. И становится воронкой, «ворующей» время. Поэтому важно создать для себя удобное пространство.
3. Пяти шаговый план. Он включает в себя: выписку всех обязательств и дел, разделение их на три категории срочности, разбивку объёмных задач на более мелкие, немедленное выполнение первоочередных заданий, корректировка списка с переходом задач из одной категории в другую.

Техники корпоративного тайм-менеджмента

Корпоративные принципы тайм-менеджмента заключаются в следующем:

• наглядность
• возможность измерить конечный результат реальными параметрами;
• систематизация процессов;
• простое планирование;
• незамедлительные корректировки планов;
• видение цели;
• расстановка приоритетов;
• инвестиции в будущее;
• действие в моменте, даже если в плане этого нет;
• делегирование и проверка выполнения;
• стремление к большему результату за меньшее время;
• продуктивность – ключевой маркер всего процесса.

Популярные книги и тренинги по управлению временем и повышению личной эффективности

Для того, чтобы проникнуться сутью управления временем, не лишними будут специальные книги и тренинги. Лучшая подборка приведена ниже:

•  «Организация времени» (Глеб Архангельский);
•  «Тайм-драйв» (Брайан Трейси);
• «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг);
• «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди);
• «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).       

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Не стоит отказываться от технических новинок, учась управлять временем. Успешные люди охотно используют их и считают одним из лучших изобретений человечества.

Обзор на самые интересные варианты приведён в списке:

1. Clear. Приложение было создано около 10 лет назад и представляет собой виртуальный блокнот, в котором можно фиксировать дела и вычёркивать сделанные.
2. 1-3-5 List. Приложение работает по типу техники «1-3-5». В нём дела сортируются по степени важности, выделяя одну первостепенную задачу, три средних и пять малозначительных.
3. RescueTime. Интересный вариант, с помощью которого можно сделать полноценный анализ временных затрат за день. Причём программа способна отправлять предупреждения, отметив незапланированный расход времени.
4. Trello. Софт доступен уже около 10 лет. Он подходит тем, кто предпочитает визуализировать задачи максимально ярко. Приложение выглядит как гигантская доска, на которой размещаются карточки с делами по степени важности. После отметки о выполнении оставшиеся задачи автоматически переходят из одной категории в другую.
5. Loop — Habit Tracker. Максимально функциональный софт помогает не просто грамотно распоряжаться временем, но и выработать полезные привычки надолго.
6. focus@will – необычное приложение, подбирающее по результатам предварительного тестирования лучшее музыкальное сопровождение для выполнения той или иной работы.

Тайм-менеджмент – это целый комплекс технологий и методик, способных полностью изменить жизнь человека, высвободив столь необходимое ему время для занятий, не связанных с работой.

https://www.youtube.com/watch?v=10pTEiXr2w4